Schůzky jsou neoddělitelnou součástí práce v jakékoliv skupině – díky nim máme možnost sdílet informace, dosáhnout rozhodnutí a vykonávat rozdělenou práci. Ale příliš často se donekonečna protahují, vzrůstá napětí, lidé mluví jeden přes druhého, nesouvisle se přeskakuje od jednoho bodu k druhému, a není dosaženo žádného rozhodnutí. Po takovém setkání můžete být překvapeni, že se věci nedají do pohybu. Naneštěstí je takový scénář ve skupinách až příliš častý. Pokud ovšem využijete některou z technik facilitace, je snadné změnit styl schůzky na skutečně zábavnou a inspirativní událost.
Facilitace na schůzkách ke stažení
Několik technik pro facilitaci ke stažení
Byla schůzka úspěšná?
Úkoly – Co se zvládlo? Máte zadané domácí úkoly? Byly vyřešeny problémy a naplnili jste cíle setkání?
Průběh – Jak to šlo? Jak se lidé cítili a jak to může ovlivnit morálku a soudržnost skupiny? Byla schůzka dobrým využitím talentů přítomných? Bylo to zábavné?
Co je facilitace?
Facilitace je o pomoci skupině v takovém směru aby schůzka skupiny byla efektivní a zahrnovala vše důležité. Jde také o zajištění toho, že každý může být zapojen do diskuse a tvorby rozhodnutí. Kombinuje řadu rolí a úkolů. Někdy je na sebe bere jedna osoba – facilitátor, přesto není důvod, proč by je nemohlo sdílet více lidí. Dobří facilitátoři zůstávají neutrální, mají důvěru všech ve skupině a jednají se všemi rovnostářsky. Za žádných okolností facilitátor nerozhoduje za skupinu nebo se nepřidává na nějakou stranu rozporu ve skupině.
Klíčové úkoly facilitátora
– Pomáhá skupině naplánovat agendu schůzky. Přemýšlet o načasování a pořadí agendy a jak jednotlivé body uchopit.
– Připraví místnost tak, aby byla komfortní a každý měl možnost se zapojit. Připraví pomůcky, které by při schůzce mohly být potřeba, například papíry, psací potřeby atd.
– Uvede schůzku – o čem schůzka je a jak schůzka proběhne (např. konsensus nebo hlasování, znamení rukama, přestávky)
– Udržuje skupinu na bodech agendy a procesech rozhodování.
– Udržuje pozornost zaměřenou na jeden problém, který je zrovna projednáván.
– Zajistí, že úkoly, body a rozhodnutí jsou zapsány.
« Pomáhá každému se zapojit. Hlídá pořadí těch, kdo chtějí mluvit. Vtahuje do diskuse tiché lidi a limituje ty, kteří mluví příliš.
– Čelí agresivnímu nebo diskriminačnímu chování a uzemňuje ho.
– Zavádí techniky jako brainstorming, kolečko a pracovní skupiny, aby byla schůzka efektivnější a zúčastněnější.
– Objasňuje a shrnuje body, zajistí, že všichni rozumí a chápou diskusi.
– Testuje, zda došlo ke shodě a zopakuje vzniklá rozhodnutí.
– Udrží schůzku v časových limitech.
– Pomáhá skupině naložit s případným konfliktem.
– Naslouchá skrytým problémům, zájmům nebo emocím. Pomoci je lidem projevit, takže s nimi lze poté nakládat.
Spolufacilitační role na schůzce
Namísto jen jednoho facilitátora můžete mít dva nebo více lidí, kteří se dělí o rozdílné úkoly:
Ko-facilitátoři: mohou od sebe převzít facilitaci nebo se vzájemně podporovat.
Zvedání rukou: úkol hlídat pořadí těch, kdo chtějí něco říci a dávat mluvčím přiměřený časový limit.
Strážci nálad: dávají pozor na emocionální atmosféru schůzky. Sledují pocity jednotlivců, a pokud je to nezbytné, zasáhnou.
Časoměřič: dohlíží na čas a dohodnuté časové rámce různých bodů agendy. Pokud je potřeba, vyjednají prodloužení.
Zapisovač: dělá poznámky nebo zápis, sbírá reporty a také dává pozor na nekompletní rozhodnutí, např. kdo a do kdy vykoná nějaký úkol.
Hlídač dveří: uvádí přicházející lidi a stručně jim říká důležité a praktické informace.
Schopnosti a vlastnosti facilitátora
– Dobrá schopnost aktivního naslouchání, aby mohl rozpoznat zájmy, které nejsou zjevné. To zahrnuje strategické dotazování, aby byl schopen jasně pochopit úhel pohledu každého jednotlivce.
– Ohledy ke všem účastníkům a zajímat se, co mohou jednotlivci skupině nabídnout.
– Pochopení a uvědomění si cíle schůzky, stejně jako dlouhodobých cílů skupiny.
– Neutralita na diskutovaných problémech. Předcházet upřednostňování jedné strany nebo manipulaci schůzky k určitému závěru. Pokud to je obtížné nebo předem víte, že budete bojovat s tím, být nestranný, zkuste:
1) nechat facilitovat někoho jiného
2) dejte jasně najevo, kdy vyjadřujete svůj vlastní postoj a kdy zasahujete jako facilitátor
– Asertivní – vědět, kdy rozhodně zasáhnout a nasměrovat schůzku.
– Jasné uvažování a pozorování – dávejte pozor jak na obsah diskuse, tak na proces diskuse. Jak se lidé cítí? Co by se mělo říci?
Facilitace během konsensuálního rozhodování
Mnoho grassroots skupin užívá během schůzek spíše než hlasování, rozhodování konsensem. Pokud pracujeme na dosažení konsensu, dáváme dohromady různé návrhy a myšlenky a snažíme se najít návrh, který by odsouhlasili všichni členové skupiny. Konsensus je o zúčastněnosti a vyrovnání moci. Dobrý facilitátor hraje důležitou roli tím, že pomáhá skupině dosáhnout shody. Klíčové při pomoci skupině ke konsensu je pomoci každému členovi skupiny vyjádřit jeho potřeby a objasnit jeho úhly pohledu, nalézt společný základ a nalézt řešení, na kterém nejsou žádné neshody.Aktivní naslouchání, tvorba shrnutí a syntéza jsou tři schopnosti, které v tom mohou facilitátorovi pomoci.
1) Aktivní naslouchání Když aktivně nasloucháme, zastavíme naše vlastní myšlenkové pochody a veškerou naši pozornost věnujeme mluvící osobě. Vytváříme vědomé úsilí pochopit pozice někoho dalšího a také skryté potřeby, zájmy a emoce.
2) Tvorba shrnutí Stručné a přesné shrnutí toho, co bylo doposud řečeno, může být skutečně užitečné k posunu skupiny směrem k rozhodnutí. Obrysy vynořujících se společných představ stejně jako nevyřešené rozdíly: „zdá se, jako bychom téměř dosáhli shody na základních prvcích návrhu, ale potřebujeme prozkoumat více tuto část, abychom naplnili zájmy každého“. Ověřte, zda s tím všichni souhlasí.
3) Syntéza Po diskusi problému se volně pohněte k hledání dohody na tom, co je potřeba udělat. Během této fáze, nazývané často jako syntéza, potřebujete najít společný základ: najděte spojení mezi zdánlivě konkurenčními představami a protkejte je do jednoho společného návrhu. Začněte s tím, že shrnete, kam si myslíte, že se skupina a její jednotliví členové dopracovali. Pak začněte stavět návrh od čehokoliv, na čem je shoda. Hledejte nápady, na kterých mohou být rozdíly vyřešeny. Zaměřte se na řešení, která splňují základní potřeby a klíčové zájmy, které lidé ve skupině mají. Není pro lidi neobvyklé, že jsou ochotni dát přednost některým věcem, ale již ne jiným, které jsou pro ně mnohem bližší. Řešení bývá často nalezeno kombinací prvků z několika různých návrhů.
Pro usnadnění vytvoření shrnutí a syntézy bývá nápomocné napsat během diskuse klíčové věci na tabuli.
Několik technik pro facilitaci schůzek
Agenda představuje živoucí strukturu schůzky. Buď napište agendu na začátku schůzky, nebo navrhněte agendu s předstihem. Umožněte všem do ní přispět. Začněte sbíráním bodů agendy od lidí ve skupině. Odhadněte čas potřebný pro každý bod. Zvažte priority této schůzky – co může být probráno jindy nebo v oddělených pracovních skupinách? Buďte realističtí: pokud máte na schůzku jen hodinu, měli by být řešeny ty nejdůležitější problémy v agendě. Pokud je schůzka delší než jeden a půl hodiny, naplánujte přestávky. Přemýšlejte o účinných technikách použitelných na kontroverzní témata. Napište navrženou agendu, kde ji může každý z účastníků vidět (například na tabuli) nebo dejte každému kopii na papíře.
Základní ujednání skupiny: na začátku schůzky se skupina dohodne na pravidlech chování, které učiní schůzku bezpečnou a ohleduplnou pro každého účastníka. Může zahrnovat věci jako: vypnutí mobilního telefonu, zákaz kouření, vždy mluví v jednu chvíli jen jedna osoba, žádné uzemňování, ohleduplnost atd.
Kolečko: každá jednotlivec dostane příležitost mluvit bez přerušování nebo komentářů ostatních lidí. Kolečko pomáhá shromáždit názory, pocity a nápady, stejně jako zklidňuje diskusi a zlepšuje naslouchání. Ujistěte se, že každý má možnost promluvit.
Znamení rukama umožňuje hladký průběh schůzky a pomáhá facilitátorovi rozpoznat rýsující se dohodu. Tři jednoduchá znamení mohou stačit
Zvednutí ruky, když si přejete přispět do diskuse obecným příspěvkem.
Zvedněte obě ruce, pokud váš příspěvek je odpovědí na aktuální téma. To umožňuje přeskočit na začátek pořadí, takže ho užívejte rozumně a předejděte zneužívání.
Tichý aplaus, – pokud slyšíte názor, se kterým souhlasíte, třepejte rukama s prsty směrem vzhůru. To ušetří čas, protože každý nebude muset dodávat: „Jen bych chtěl říci, že souhlasím s…“
Brainstorming shromažďuje velké množství nápadů a myšlenek během krátké doby. Začněte s prvotním problémem. Vyzvěte lidi, aby řekli, cokoliv je zrovna napadne za co nejkratší dobu bez diskuse nebo (auto)cenzury. Tento nástroj podporuje kreativitu a uvolňuje energii. Sepište všechny nápady a myšlenky pro následnou diskusi.
Naslouchání ve dvojicích vytváří prostor, kde se vyjádří úplně každý, takže všichni účastníci hledají a formulují svoje vlastní názory, myšlenky a pocity na určitý problém, aniž by je kdokoliv přerušoval. Ve dvojicích je vždy jedna osoba posluchač a druhá mluvící o vlastních názorech a pocitech na dané téma. Posluchač věnuje svému partnerovi plnou pozornost, aniž by přerušoval mluvícího. Po daném čase si oba ve dvojici vymění role.
Odkládací prostor: pokud se během diskuse narazí na nějaký problém, který není relevantní k probírané záležitosti, uloží se do odkládacího (nebo také „P“ – parkovacího) prostoru (velký arch papíru na zdi) a řeší se v určený čas později. To vám umožní zůstat zaměřeni na jednu věc, ale zaručuje účastníkům, že budou s novým problémem vyslyšeni později.
Malé skupiny vytvářejí bezpečný prostor pro přispívání do diskuse. Mohou pomoci udělat schůzku efektivnější – témata jsou v menších skupinách diskutována efektivněji a otevřeněji, navíc mohou různé skupiny probrat stejné téma zároveň. Jasně skupinám vysvětlete, na co se mají zaměřit. Vypište úkoly někam, kde na ně všichni uvidí. Pokud chcete na konci zpětnou vazbu nebo výsledek, zajistěte, aby měla každá skupina zapisovatele.
Mluvící předmět: lidé mohou mluvit jen v případě, pokud drží mluvící předmět (nebo hůlku). Tento nástroj má zajistit vědomí, aby nikdo nenarušoval v mluvení ostatní.
Vhození zpět do skupiny: mnohdy facilitátoři cítí, že musí naložit se všemi problémy, které během schůzky vznikly. Pokud to jde, ať si s tím dá skupina práci. Nebo pokud se někdo ptá na něco, na co jako facilitátoři nemůžete zodpovědně odpovědět, tak to také přihoďte skupině k řešení. Například dávejte skupině k řešení základní rozhodnutí jako např., jaký bude čas a pořadí bodů během schůzky.
Seeds for Change